Wer kennt das nicht: Hunderte Kopien in dutzendfacher Ausfertigung warten darauf, in Umschläge gesteckt und versandt zu werden: Eine herkömmliche Ausschreibung bedeutet hohen Material- und  Zeitaufwand und verursacht somit erhebliche Kosten. Stunden am Kopierer und Tage im Postversand gehören aber der Vergangenheit an, wenn sich der Auftraggeber für die elektronische Vergabe, die sogenannte eVergabe, entscheidet.

Per Mausklick steht dann das Leistungsverzeichnis mit allen Bestandteilen im Internet und ist sofort für jedes interessierte Unternehmen einsehbar. Dieser gravierende Vorteil bedarf allerdings der umfassenden Schulung sowohl der Mitarbeiter auf Seiten des Auftraggebers als auch der potenziellen Bieter. Hilfreich ist eine weitgehend intuitiv geführte Vergabeplattform, die die Anwender auf beiden Seiten selbsterklärend von Schritt zu Schritt leitet.

Bei der Entscheidung für eine Vergabeplattform ist besonders wichtig, dass

• erstens weder für Vergabestelle noch Bieter zusätzliche Kosten entstehen,
• zweitens dass das System sehr Anwender orientiert aufgebaut ist und
• drittens das durch eine leistungsfähige Organisation ein schneller und kompetenter Support für Vergabestelle und Bieter sicher gestellt ist.

Im Vorfeld der Einführung müssen beim Auftraggeber einige hausinterne Verfahren und Formulare umgestellt werden. Dies bedarf nicht nur der hausinternen Kommunikation, die Ingenieur- bzw. Architekturbüros müssen ebenfalls entsprechend informiert und auf dem eingeschlagenen Weg mitgenommen werden. Interessant ist außerdem die Tatsache, dass für die eVergabe praktisch keine Hard- oder Software benötigt wird, die nicht ohnehin beim Auftraggeber vorhanden ist.

Wer die Einführung der eVergabe professionell vorbereitet, wird feststellen, dass bereits 6 bis 8 Monate nach Einführung der elektronischen Ausschreibung der Anteil der digitalen Anforderungen bei 80% und mehr liegt.

Die eVergabe hat gegenüber dem herkömmlichen Papierverfahren konkreten Mehrwert: Die Erfahrung der letzten Jahrzehnte zeigt, dass die durch uns erstellten Vergabeunterlagen immer umfangreicher und komplexer werden. So werden heute beispielsweise immer häufiger Planunterlagen zu Kalkulationszwecken im Rahmen der Ausschreibung mitgegeben. Durch die eVergabe können die Unterlagen in deutlich besserer Qualität geliefert werden. Das bringt Vorteile für den Bieter aber stärkt auch im Sinne des Auftraggebers den Wettbewerb.

Effekte der eVergabe